L’errore di fondo? La diversificazione di sistemi e procedure
Fatturazione elettronica obbligatoria, croce e delizia contabile. A fronte della bontà d’intento del legislatore in termini di trasparenza informativa e di tracciabilità, nella realtà dei fatti la fatturazione elettronica obbligatoria non è lo specchio di un processo razionalizzato e standardizzato in modo da essere uguale e funzionale per tutti. A seconda della modalità di gestione e di relazione con clienti e fornitori, infatti, i processi collegati alla fatturazione elettronica si perdono in mille meandri gestionali in relazione a una pluralità diversificati di voci e sottovoci. Il risultato, non detto, è che per chi deve inputare i dati corretti sono state create alberature talmente complesse da destabilizzare chiunque. E, all’italiana, i fornitori dei sistemi stanno lavorando agli adeguamenti sviluppando una progressione di patch (aggiornamenti a livello software NdR).
Fatturazione elettronica obbligatoria (tranne per pochi)
La legge (entrata in vigore dal primo gennaio 2019) va a modificare profondamente i formati e le modalità di trasmissione di qualsiasi tipo di fattura. L’adeguamento normativo riguarda praticamente tutti: imprese, artigiani e professionisti. Esentati, infatti, solo i cosiddetti minimi, ovvero le piccolissime imprese (dal fatturato molto basso) e chi opera in regime di cessione dei diritti d’autore (fino a un certo importo).
Qualche esempio di quando non funziona e perché
Nel nostro Paese la fatturazione elettronica obbligatoria è stata recepita all’italiana, ovvero temporeggiando. Le aziende hanno aspettato fino all’ultimo, cercando di capire se e in che modo la legge sarebbe veramente entrata in vigore. Qualche azienda si è mossa in autunno, qualche altra ha iniziato a dicembre, confidando nel rallentamento operativo legato alle festività natalizie. Poi, a gennaio, i nodi sono tutti venuti al pettine. Come dice il proverbio: mal comune mezzo gaudio. Ecco, dunque, qualche esempio in cui la fatturazione elettronica obbligatoria sta creando problemi alle aziende e ai professionisti.
1. Spese accessorie su piede documento
Negli anni passati l’Iva delle spese accessorie inserite a piede, non venendo specificata, veniva ripartita dal sistema in modo proporzionale sul castelletto Iva. Dall’attivazione della fattura elettronica, si è dovuto specificare l’aliquota Iva sulle spese, assumendo come dato, l’aliquota maggiore presente nella singola fattura, nel caso di aliquote miste. Questa attività ha comportato la cancellazione del ciclo intero di fatturazione, la modifica di tutti i DDT e la riemissione delle fatture. Situazione simile con gli sconti a piede documento. Il problema è stato poi risolto grazie ai rilasci di patch.
2. Rilascio delle patch e relativi tempi di aggiornamento
La questione delle patch non è banale. Con l’entrata in vigore della Fatturazione Elettronica Obbligatoria, infatti, sono iniziati i processi di ticketing relativi a malfunzionamenti, buchi, anomalie. Gli help desk hanno iniziato a raccogliere le domande e gli analisti a costruire delle categorie assegnando una lista di priorità agli interventi. Alla realtà dei fatti, settimanalmente, i provider rilasciano aggiornamenti di tipo correttivo, implementativo o, più in generale, legato a delle migliorie. Seppur molti clienti non necessitavano di alcune nuove funzionalità (ad esempio la gestione delle dichiarazioni d’intento), per poter usufruire di tracciati d’importazione più aggiornati, sono indispensabili comunque delle patch. Un’attività che richiede tempo e risorse per gestire la loro installazione, soprattutto nel caso di personalizzazioni e particolari configurazioni. Il che si traduce ovviamente in un costo (a meno di non aver concordato un servizio a forfeit con il partner che si occupa di presidiare questo tipo di attività).
3. Campi che non ci sono e decimali (pure troppi)
Alcuni clienti si sono lamentati dell’assenza di alcuni campi nella visualizzazione dei documenti attivi oppure nel formato grafico. Altri hanno riscontrato troppi decimali associati ai campi numerici. È il caso delle minacce di mancati pagamenti da parte dei loro clienti: in questo caso va ricordato come l’agenzia delle entrate consideri facoltativi questi campi e lasci libertà di gestire i decimali all’interno di determinati range (esempio da 4 a 10). Un altro caso è quello della fattura con formato arricchito che impone di apportare modifiche ai tracciati d’importazione (ed eventuali aggiornamenti) per soddisfare casistiche non obbligatorie per l’ordinaria Fattura Elettronica. Conciliare l’adempimento fiscale con le tematiche gestionali (ad esempio inserimento dati commessa, lotto, tracciabilità, riferimenti), infatti, non è banale e nemmeno scontato. Come sottolineano gli esperti, se è vero che questa tipologia di dati si potrebbe aggiungere a mano, è vero anche che, vista la quantità di informazioni, diventa difficile...
4. Fatture con Scorporo Iva
In passato lo scorporo poteva avvenire anche al piede. Poiché lo SDI accetta solo lo scorporo riga documento si sono generati dei problemi. In alcuni contesti, infatti, le fatture vengono emesse al lordo. È obbligatoria la fattura semplificata sotto i 100 euro come totale, che comporta però una differente gestione e relativo tracciato XML. Questa attuazione ha comportato anche una maggior attività di formazione nonché il necessario adeguamento legato alle patch per il calcolo dello scorporo dell’Iva.
5. Attivazione della firma certificata
Un’altra delle criticità legate alla fatturazione elettronica obbligatoria è legata all’attivazione della firma. Poiché i dati dichiarati dagli utenti risultano frequentemente errati e non verificabili (un caso per tutti è quello del numero di telefono), burocraticamente la gestione non è semplice: per ovvi motivi legati all’emissione di una firma certificata, infatti, effettuare queste modifiche diventa molto complicato. Senza contare, poi, che il titolare del cellulare (spesso l’amministratore) per l’attivazione della firma certificata deve essere disponibile in azienda per comunicare il contenuto dell’SMS con il relativo OTP.
Principali dati della Fatturazione Elettronica
Fonte: Elaborazione L’Economia del Corriere della Sera.
L’importanza di appoggiarsi a un partner
Se è vero che la fatturazione elettronica obbligatoria, quando finalmente a regime, si tradurrà in un’efficienza operativa e gestionale è vero anche che in fase di transizione il cammino è ancora pieno di ostacoli. Al momento i dati parlano di 75 milioni di fatture gestite digitalmente al 21 gennaio 2019 (in testa la Lombardia con 18.963.979 fatture, seguita dal Lazio con 12.969.389 fatture e l’Emilia Romagna con 3.135.584 fatture) per una media di 5 milioni di fatture elettroniche inviate in media ogni giorno (Fonte: Osservatorio Fatture Elettroniche – L’Economia del Corriere della Sera – 28.01.2019). Le aziende raccontano di fatture che non partono, altre che non arrivano o ancora arrivano ma non dove ci si aspettava di leggerle. Chi riempie i campi messi a disposizione li compila in modo anomalo o con criteri soggettivi. In altri casi, invece, si aspettano i dovuti aggiornamenti. Sempre e in ogni caso, la sistematizzazione delle procedure è fortemente legata a un’informatizzazione e a un’automazione che devono essere non solo capite ma anche ben gestite. Ecco perché è importante affidarsi a un partner competente, che conosce bene i processi e le normative, garantendo operatività e compliance.
