• Arxivar

    Arxivar è lo strumento di business process management e gestione elettronica documentale che rende dinamica, efficiente ed efficace la gestione delle informazioni che circolano in azienda.
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La Gestione Elettronica Documentale per Migliorare l’Operatività

Informazioni dinamiche e sempre disponibili.

All’interno di ogni azienda circolano quotidianamente grandi quantità di documenti ed informazioni. E’ naturale quindi che sia sempre più sentita l’esigenza di raccogliere, ordinare, catalogare, conservare e gestire le informazioni secondo modalità semplici ed efficienti.

Il patrimonio informativo e documentale di ogni azienda si divide in due macrogruppi:

  • i dati strutturati, costituiti principalmente dalle informazioni gestite all’interno della piattaforma ERP (ordini, DDT, fatture, ecc.)
  • i dati non strutturati, composti dalla documentazione che ruota attorno a tutte le attività quotidiane (e-mail, fogli di progetto, fogli di calcolo, relazioni, file multimediali, ecc.)

Considerando l’enorme dispendio di tempo e risorse dedicate alla gestione dei documenti, dalla loro creazione al mantenimento degli aggiornamenti, è necessario dare una struttura ed un’indicizzazione univoca a tutto ciò che rappresenta l’informazione all’interno dell’azienda, così da creare un vero e proprio patrimonio documentale elettronico condiviso, sempre disponibile e consultabile direttamente dalla propria postazione di lavoro.

La sfida del business process management.

Intervenendo nella gestione e nell'organizzazione del patrimonio non strutturato delle informazioni e collegando la parte di dati strutturata con quella de-strutturata, è possibile liberare gli utenti da tutte le attività prive di valore aggiunto (come la ricerca di un documento), investendo il tempo guadagnato in attività più produttive.

La gestione elettronica dei documenti consente, in un primo tempo, di ottimizzare il workflow documentale all’interno dell’azienda, azzerando il rischio di smarrimento di informazioni importanti.

Successivamente, l’azienda può attivare un sistema evoluto di BPM (Business Process Management) per gestire i processi che nascono a partire da ciascun documento, definire il percorso del flusso documentale ad esso collegati, le interazioni con gli altri documenti e gli utenti che hanno potere decisionale (firma grafometrica).

L’azienda potrà così monitorare “dall’alto” tutti i processi attivati ed inclusi nel workflow documentale, definire modalità, tempistiche, fasi di controllo ed eccezioni, individuare criticità ed attuare le azioni preventive e correttive più adeguate.

Frascold Spa

Superata la barriera, anche psicologica, di non avere più la carta “a portata di mano”, ci siamo affidati a Guttadauro, che ci ha proposto Arxivar. E' stato facile dimostrare agli utenti che con la scansione di documenti alla rinfusa, gli stessi si trovino archiviati ordinatamente come file PDF. Siamo soddisfatti del progetto, per i risultati ottenuti, per la tempistica di attivazione e per non avere causato alcun impatto alla normale gestione aziendale.

Lamberto Guzzetti
Direttore Amministrativo Finanza e Controllo – Frascold Spa
www.frascold.it