Le best practice dello smart working: i fattori di successo

L’avvento dello smart working e l’approvazione di una vera e propria normativa (legge n°81 del 2017) che ne definisce gli aspetti fondamentali hanno portato in poco tempo ad una maggior diffusione del fenomeno in molte realtà aziendali.
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L’avvento dello smart working e l’approvazione di una vera e propria normativa (legge n°81 del 2017) che ne definisce gli aspetti fondamentali hanno portato in poco tempo ad una maggior diffusione del fenomeno in molte realtà aziendali.

Per adottare e applicare un progetto di questo tipo in azienda, è necessario, attraverso un metodo ben definito e preciso, regolarne i comportamenti, le tecnologie e le infrastrutture adatte alla sua realizzazione e al suo successo.

Così facendo, si vanno a modificare una serie di elementi a livello organizzativo e di gestione ma anche a livello individuale, ovvero quello che riguarda lo svolgimento pratico e quotidiano delle mansioni di ogni singolo lavoratore. I benefici di questi cambiamenti, oltre a essere numerosi, sono anche concreti e misurabili.

Come applicare lo smart working in azienda

Come avere successo con lo smart working? Non ci sono regole fisse ma solo best practice, ovvero consigli che è utile considerare per implementare un progetto di questo tipo. Noi abbiamo provato a riassumerli per punti: il primo fondamentale suggerimento è proprio quello di non sottovalutare nessuno di questi tre concetti chiave. Concentrarsi su alcuni tralasciandone altri rischia di compromettere l’intero risultato.

Ecco quindi i passaggi da seguire per diventare smart senza essere travolti dal cambiamento!

1. Gestione del rapporto con i dipendenti

Il primo passo sta nel favorire un cambiamento di cultura. È infatti necessario istruire i dipendenti, insegnando loro come ci si deve comportare all’interno della nuova realtà aziendale, così da render loro il più semplice possibile l’accettazione e l’implementazione del cambiamento.

Grazie ad una formazione adeguata, si devono dare loro degli obiettivi chiari e spiegare loro la cultura della collaborazione e il rispetto delle regole; si deve cambiare l’approccio al lavoro, spostando l’attenzione dalle ore passate alla scrivania agli obiettivi raggiunti.

Un nuovo punto focale è quello della collaborazione, favorita dagli strumenti tecnologici che lo smart working porta con sé. Teamwork che, però, deve essere anche regolamentato da precise regole di comportamento. Un esempio? Via libera alle call di allineamento tra colleghi, ma attenzione a dove vengono fatte: parlare da un luogo affollato o trafficato crea incomprensioni e fa perdere tempo a tutti. La formazione passa anche dalla sensibilizzazione sul rispetto reciproco.

Altro aspetto fondamentale della formazione è quello più prettamente tecnico: come utilizzare nel modo più efficace i nuovi strumenti messi a disposizione? Avere una buona conoscenza delle tecnologie rende più facile il passaggio da un modello all’altro e riduce la lunghezza dell’inevitabile fase di assestamento.

Impegno costante, rispetto di nuove regole scritte e non, lavoro per obiettivi; ma, d’altro canto, maggiore libertà di auto gestirsi e quindi più autonomia lavorativa e personale. Il cambiamento porta dunque ad un aumento della soddisfazione e della qualità della vita del singolo lavoratore.

2. Riorganizzazione dello spazio lavorativo

Secondo uno dei presupposti più importanti, l’idea del dove lavorare si evolve in favore di una maggior flessibilità nella scelta del luogo. Si percepisce di conseguenza la possibilità di semplificare la struttura aziendale e di creare nuovi spazi lavorativi.

Si prediligono in questo modo ambienti più aperti e dinamici, più favorevoli alla collaborazione e alla condivisione tra colleghi e si va ad eliminare sempre più il concetto di “possesso” relativo all’uso proprio di una scrivania (fenomeno del desk sharing).

Trovano così una nuova importanza le zone libere, di tutti e di nessuno, con ampi tavoli e divanetti adibiti ad un momento di relax.

3. Gli strumenti tecnologici

Per facilitare la collaborazione tra colleghi e supportali nel loro lavoro, è necessario fornire loro determinate tecnologie.

Innanzitutto, bisogna dotarli di tutta una serie di classici device, come smartphone, tablet e notebook, con connessione internet e collegamento a un sistema di cloud, in modo da permettere loro di lavorare in completa mobilità.

Non possono mancare, poi, strumenti di chat/messaggistica e di web conference. Utilissimo anche l’utilizzo di calendario ed email sincronizzati, di un’area intranet (pagina personale dei dipendenti), di un’area extranet (pagina aperta ai clienti/fornitori) ed, eventualmente, di una suite per la gestione progetti.

Altri strumenti importanti sono quelli relativi alla gestione e all’andamento dell’azienda, come la Business Intelligence, che permette di calcolare i soldi risparmiati grazie al progetto e le sue performance. Non dimentichiamo, infine, le tecnologie relative alla sicurezza e protezione dei dati aziendali.

Il successo arriva gradualmente

Non bisogna illudersi: introdurre lo smart working in azienda non è un processo rapido e privo di ostacoli. Un buon modo per evitare di creare eccessivo disordine nell’organizzazione consiste nel cambiare solo l’assetto organizzativo di alcune aree, per vedere se il progetto prende piede e sì, quali sono le maggiori difficoltà ad esso collegate. Comprenderle e superarle consentirà di allargare l’esperimento anche ad altri settori con più sicurezza e conoscenza del fenomeno.

Infine, una buona pratica può essere quella di non affrontare il cambiamento da soli: ci sono diverse società che offrono affiancamento e consulenza a chi vuole intraprendere questo percorso.

Non aspettare: scarica subito la nostra guida sui passi da compiere per introdurre lo smart working nella tua azienda!

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