Il ruolo della tecnologia e delle competenze digitali nello smart working

Siamo nel XXI secolo, un’epoca in cui la tecnologia è indispensabile per la vita quotidiana.
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Siamo nel XXI secolo, un’epoca in cui la tecnologia è indispensabile per la vita quotidiana.

Ogni azione, anche la più semplice, richiede l’ausilio di uno strumento tecnologico, che si tratti di prenotare la cena in un ristorante o di portare a termine un lavoro per la propria azienda.

Va da sé che, con la crescente diffusione dello smart working, la tecnologia assuma un ruolo di primo piano. Nel momento in cui un’azienda decide di applicare il lavoro flessibile, infatti, deve dotare il lavoratore di una serie di strumenti tecnologici che gli permettano di svolgere la propria attività da remoto: computer, smartphone, tablet. Ma non solo. Questi dispositivi devono anche essere sicuri, con antivirus aggiornati, estensioni specifiche per garantire la cyber security, codici d’accesso che permettano di tutelare i dati aziendali anche in caso di furto o smarrimento.

Investire nel lavoro agile, quindi, equivale ad investire nella tecnologia. Tra le principali tecnologie che permettono alle aziende (e soprattutto ai lavoratori) di svolgere efficacemente il proprio lavoro anche fuori sede, occorre annoverarne alcune davvero fondamentali.

Il Cloud

Il Cloud è tutto quell’insieme di applicazioni, software e servizi che permettono di archiviare e condividere dati da remoto. Un sistema di lavoro basato sulla tecnologia Cloud consente di lavorare efficacemente da ogni luogo e in ogni momento, garantendo al contempo la sicurezza dei dati trattati. La condizione di esistenza del Cloud, infatti, è la velocità e la sicurezza della rete. Rete sicura, lavoro protetto.

Bring your own device

Con questa espressione si intende la prassi, sempre più diffusa, di utilizzare il proprio computer o dispositivo mobile sia per uso personale che per lavoro. Del resto, smartphone e tablet sono progettati per essere costantemente connessi a internet, via Wi-Fi o con rete 3G/4G. Per uno smart working efficace, quindi, non resta che sincronizzare il dispositivo mobile con l’e-mail aziendale e altre applicazioni, ricordando comunque di adottare tutte le misure di sicurezza promosse dall’azienda per tutelare i dati sensibili utilizzati durante l’attività da remoto.

Digitalizzazione dei documenti

Uno dei maggiori vantaggi che offre il lavoro agile, oltre alla flessibilità, è la riduzione dei consumi. Anche di carta. Torniamo per un attimo con la mente ai tradizionali uffici, stipati di schedari e scaffali dove riporre ingombranti folder. La tecnologia al servizio del lavoro cambia completamente questo quadro.

Con la crescente digitalizzazione, è possibile risparmiare sul consumo di carta praticamente in ogni aspetto della quotidianità aziendale: dai fogli utilizzati per i meeting aziendali ai classici file di lavoro. La scansione dei documenti consente di sostituire il vecchio schedario con un sistema di archiviazione cloud, mentre l’implementazione delle nuove tecnologie permette di leggere con facilità e-mail e documenti anche dallo smartphone o dal tablet.

Videoconferenze e intelligenza artificiale

Smart working e tecnologia vanno di pari passo. Affinché anche il lavoro da remoto possa essere efficace e produttivo, infatti, occorre avere a disposizione gli strumenti giusti. La possibilità di fare riunioni in videoconferenza, ad esempio, permette di confrontarsi in tempo reale senza tuttavia spostarsi fisicamente.

Tecnologie come intranet, Skype for business o Google Hangouts, inoltre, consentono di condividere idee, materiali, opinioni, direttive da qualsiasi luogo, in qualsiasi momento e da qualunque dispositivo mobile. Senza contare che nel campo della robotica e dell’intelligenza artificiale si compiono ogni anno passi da gigante, anche per le tecnologie al servizio del lavoro agile.

Formazione e Business Intelligence

Scegliere di adottare lo smart working in azienda porta a grandi cambiamenti. Occorre quindi che tutti i lavoratori siano consapevoli di come cambierà il lavoro e che siano in grado di affrontarlo in un clima di positività.

Per farlo, in primo luogo è necessario conoscere tutti gli aspetti tecnologici, dai dispositivi al loro utilizzo in sicurezza, dalla questione della connettività alle nuove norme di gestione dei dati e dei documenti. Una formazione tecnologica, dunque, alla quale si deve accompagnare anche un altro tipo di formazione, quella culturale. Con lo smart working muta, infatti, l’approccio stesso al lavoro, si incrementa la collaborazione tra colleghi, si rafforzano i concetti di fiducia e di rispetto per le regole.

Altro aspetto importante, che stavolta tocca più da vicino il management, è quello della misurazione: una volta applicato il lavoro agile, come si può valutarne l’efficacia? Attraverso un software di Business Intelligence che facilita la gestione aziendale, rendendo la visualizzazione, l’analisi e la condivisione dei dati più semplice e veloce. Meglio sceglierne uno intuitivo, che renda immediata la comprensione dei dati anche grazie all’utilizzo di grafici e tabelle: un perfetto esempio di come la tecnologia può essere un prezioso alleato per il lavoro.

Guttadauro, azienda da anni nel settore IT, aiuta le aziende a introdurre lo smart working, occupandosi di tutti gli aspetti di cui abbiamo parlato. Sei interessato? Chiedici una consulenza gratuita!

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