KPI e Sales Force Automation: tutto quello che puoi monitorare

Immagina di essere su una grande nave in mezzo all’oceano in una calda notte d’estate. Fatto? Bene, ora pensa a cosa potrebbe succedere se non ci fosse un capitano a guidare la nave e tu non avessi a disposizione le stelle o un faro per poterti orientare.
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Immagina di essere su una grande nave in mezzo all’oceano in una calda notte d’estate. Fatto? Bene, ora pensa a cosa potrebbe succedere se non ci fosse un capitano a guidare la nave e tu non avessi a disposizione le stelle o un faro per poterti orientare.

Naufragare è la più ottimistica delle ipotesi, vero?

La sensazione di non riuscire a tenere sotto controllo una situazione delicata è comune a molti addetti del settore vendite. L’unica possibilità che hanno per potersi orientare nello sterminato mare del mercato odierno è trovare dei punti di riferimento da cui partire per elaborare una strategia vincente: i KPI.

Tieni i processi interni sotto controllo con KPI e Sales Force Automation

Key Performance Indicator (letteralmente gli indicatori chiave di prestazione) sono delle misure che permettono ad un’azienda di determinare il raggiungimento di un obiettivo. Per essere davvero utili, devono rispondere a 4 requisiti:

  • Quantificabilità: i KPI devono essere sotto forma di numeri;
  • Praticità: devono potersi integrare con i processi aziendali;
  • Direzionalità: aiutano ad analizzare il miglioramento del business;
  • Operatività: devono essere messi in relazione con il contesto pratico.

Di fatto, la parola chiave per avere degli indicatori chiave di prestazioni adatti ed efficaci per il proprio business è customizzazione: bisogna cioè trovare un software che permetta l’analisi e il confronto di dati davvero rilevanti per il business.

Un’impostazione corretta dei KPI può permettere ad un’azienda di migliorare non solo l’impostazione strategica del lavoro, ma anche di seguire il cliente lungo tutto il percorso d’acquisto in maniera ottimale.

Esistono diversi software che possono aiutare a tenere traccia di tutti i processi aziendali fornendo uno strumento quotidiano di supporto al business. Ma cosa è possibile monitorare con sistemi di Sales Force Automation?

Uno sguardo umano

Molto spesso, quando si cercano i parametri aziendali da tenere sotto controllo, si posa la propria attenzione su dati prevalentemente finanziari come se dipendesse solo da questi l’andamento del commercio.

In realtà bisogna avere un occhio di riguardo anche per la relazione che si instaura tra gli agenti di commercio e la clientela. Il tuo team rimane in contatto con i clienti anche una volta chiusa la vendita? Come viene gestito l’after-sales? Con i software di SFA è possibile tenere traccia del numero di telefonate effettuate, ad esempio, o del numero di email inviate.

Si possono monitorare su base settimanale o mensile:

  • gli incontri di un singolo agente di commercio per vedere come svolge il suo lavoro e quanto tempo dedica ad ogni cliente;
  • lo status dei nuovi clienti, con annessa scheda demografica per creare un archivio digitale della propria utenza;
  • il tasso di abbandono, ovvero il numero di customer persi;
  • il tempo di attesa per i vari ordini, in modo tale che il consumatore sappia quando riceverà la merce;
  • molti altri parametri personalizzabili.

La scelta dei KPI da considerare deriva prevalentemente da elaborazioni effettuate da sistemi di back office, come gestionali ERP o CRM, dai quali si generano i flussi di dati che l’agente visualizzerà. Abbinando allo strumento di SFA anche un’app di Business Intelligence, poi, sarà possibile avere un quadro quanto più completo possibile.

Misura la qualità, non solo la quantità

Altro errore molto frequente tra chi si occupa dell’analisi dei KPI è quello di considerare solamente il numero di transazioni portate avanti dal proprio team di vendita, escludendo però la componente qualitativa di queste operazioni commerciali.

La qualità è certamente il parametro più complesso da analizzare perché è difficilmente quantificabile a livello numerico. In genere si calcolano diversi elementi che variano a seconda del mercato in cui un’azienda opera: nel caso del settore manifatturiero abbiamo ad esempio la soddisfazione del cliente e la difettosità dei prodotti. Come si calcolano?

Si realizzano delle statistiche: nel primo caso facendo assegnare ad ogni utente che ha completato un acquisto una valutazione da 1 a 10 mentre, nel secondo caso, si suddividono i prodotti in base al difetto e poi si analizzano le incidenze delle varie problematiche.

KPI e Sales Force Automation: passiamo ai numeri

Naturalmente anche i dati finanziari sono importanti per poter realizzare una strategia efficace anche dal punto di vista economico e di ROI (Return of Investment).

Come in ogni cosa, anche qui il troppo stroppia. Monitorare troppi (o troppo pochi) parametri allo stesso tempo porta solo confusione perché aumenta la difficoltà nella gestione di tutti i dati: è consigliabile analizzare tra i 4 e i 10 KPI per volta.

Infine, un ultimo consiglio. Tieni traccia dei costi di produzione e di gestione dei vari ordini e del fatturato dei tuoi agenti di commercio: questo ti permetterà di confrontare facilmente le tue performance con quelle dei maggiori concorrenti nel tuo settore per renderti così più competitivo sul mercato.

Vuoi velocizzare la presa dell’ordine? Allora la Sales Force Automation può fare al caso tuo. Scopri di più nella nostra guida!

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Product Manager/Project Manager

La mia esperienza professionale è sempre stata molto trasversale e mi ha portato a conoscere diversi aspetti delle tecnologie digitali e maturare esperienza con cui aiutare le aziende a realizzare progetti innovativi.

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