Perché lo smart working non è solo tecnologia

La comunicazione nel lavoro si è fermata da anni all'utilizzo di pochi strumenti: il telefono, le email, la carta e le riunioni in ufficio o alla macchinetta del caffè.
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La comunicazione nel lavoro si è fermata da anni all’utilizzo di pochi strumenti: il telefono, le email, la carta e le riunioni in ufficio o alla macchinetta del caffè.

Questi canali sono molto efficaci e tutti conosciamo il valore degli incontri personali e la fiducia che si trasmette con una stretta di mano. Collaborare vuol dire interagire tra persone e nulla riesce a sostituire il valore della prossimità fisica o a ricreare in modo artificiale il contesto di una comunicazione diretta, che unisce al significato delle parole lo spessore di emozioni volontarie e involontarie che trasferiamo ai nostri interlocutori.

L’adozione di nuovi canali si è però rallentata in favore di queste consuetudini e non ci sono stati forti “strappi” di innovazione. Eppure, nella vita quotidiana, utilizziamo molti strumenti di comunicazione digitale (Facebook, Linkedin, WhatsApp, Skype, Instagram) che stanno influenzando gradualmente anche l’ambito professionale. Sono state introdotte diverse soluzioni di comunicazione e di lavoro in team (chat, videoconferenza, social network interni e community, piattaforme di formazione digitale) ma l’adozione generale tarda ancora ad affermarsi.

Il potenziale inesplorato della collaborazione (e degli strumenti associati) all’interno delle aziende è enorme: le opportunità offerte dai canali e la socializzazione dei processi non sono ancora state affrontate, fermandosi a delle introduzioni di base e limitate all’interesse, talvolta all’entusiasmo, di pochi early adopter.

La digital collaboration può diventare un modello importante di collaborazione attiva tra persone costrette a lavorare in luoghi distanti ma che hanno la necessità di incontrarsi continuamente in scenari applicativi diversi e sempre più integrati.

Lo Smart Working è davvero una grande opportunità perché garantisce alle aziende di dimensionarsi secondo un modello più agile e con un impatto sociale responsabile e controllato.

Inoltre, dà la possibilità agli smart worker di gestire meglio il loro tempo, di risparmiare nei costi di trasporto e lavorare per obiettivi, scegliendo gli ambienti che li rendono più produttivi.

Un progetto di digital collaboration raggiunge un risultato soddisfacente se si definiscono obiettivi chiari di collaborazione, se la scelta degli strumenti tecnologici è razionale, ma soprattutto se si è impostato un progetto serio di formazione e preparazione degli utenti.

L’innovazione digitale obbliga le persone a lasciare le zone di comfort costruite in anni di lavoro e a superare la consuetudine dell’”abbiamo sempre fatto così”; se si vuole raggiungere un risultato soddisfacente a livello generale bisogna quindi accettare dall’inizio che il cambiamento non può essere imposto ma che deve essere fatto percepire e interpretare in modo progressivo e naturale.

È necessario disegnare un piano di formazione e sviluppo distribuito su vari ruoli e:

  • Lavorare sulle politiche di workplace aziendale, perché un contesto lavorativo migliore migliora la qualità di vita dei collaboratori ma è anche una forte leva attrattiva per i nuovi talenti e per trattenere le risorse strategiche.
  • Responsabilizzare i c-level al mantenimento costante di un modello di lavoro basato su standard di qualità e di propositività
  • Coinvolgere tutti in dipendenti nelle scelte di dimensionamento degli spazi e incentivare la collaborazione tra uffici e dipartimenti
  • Investire sulla componente informatica interpretandola come asset strategico di questa politica di lavoro

La collaboration è un vero stile di vita e può essere introdotta in azienda progressivamente, secondo diversi step di sviluppo.

Il grado attuale di evoluzione delle tecnologie e la maturità degli utenti offrono la possibilità di costruire progetti con diversi livelli di complessità, sempre scalabili. Gli strumenti di collaborazione più recenti sono infatti molto flessibili (sono quasi sempre erogati in modalità Software as a Service) e questo rende semplice l’adozione generale.

La scelta di soluzioni di collaboration integrate nativamente con gli strumenti di produttività aziendale rappresenta la risposta più naturale a questa esigenza in forte crescita e la possibilità di completare ogni progetto con soluzioni di security avanzate rassicura l’IT da imprevisti e minacce.

Ogni azienda ha esigenze peculiari e rappresenta un mondo a sé. Lavorare con partner che sappiano leggere questi contesti e garantire flessibilità e capacità di adattamento al contesto spesso risulta essere la scelta vincente.

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Social Media Specialist e Copywriter

Scrivere, comunicare, emozionare: ho trasformato le mie passioni nel lavoro di ogni giorno. Imparare cose nuove, essere circondata da stimoli creativi e vivere il digitale. Questo è quello che mi piace. Copywriter e Social Media Specialist, amo giocare con le parole e costruire relazioni tra brand e persone.

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